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Con il modulo progetti e spese è possibile inserire, o fare inserire direttamente ai dipendenti, le ore lavorate ripartite su diversi progetti e diversi clienti, e le note spese, allo scopo di poter elaborare questi dati in forma aggregata ed ottenerne esportazioni e stampe.

Anagrafica dei clienti

Progetti e Note spesa condividono l’anagrafica dei clienti.

L’anagrafica clienti è un semplice elenco di clienti, in cui per ogni cliente si può inserire una denominazione e un eventuale codice di riferimento.

Progetti

Anagrafica progetti: permette di gestire i progetti per i quali i dipendenti possono poi registrare i tempi lavorati.

Ogni progetto è definito da un codice e da un nome ed è assegnato a un cliente. È anche possibile indicare un cliente secondario.

Il progetto può essere impostato come “chiuso”, nel qual caso sarà escluso dagli elenchi dei progetti disponibili per la compilazione dei tempi di lavoro.

Perché sia possibile inserire i tempi lavorati di un dipendente su un progetto, bisogna assegnare il dipendente al progetto. Attivando l’opzione opportuna nel “Centro notifiche” di Tempora è anche possibile far inviare automaticamente una notifica e-mail per avvisare il dipendente, quando questi viene assegnato a un nuovo progetto.

Dalla pagina di “Gestione tempi su progetti” si inseriscono i tempi lavorati di un cliente su uno o più progetti. La pagina permette di spostarsi tra le settimane inserendo una o più righe per ogni settimana, in cui inserire poi dati giornalieri di ore e ore straordinarie, accompagnate da eventuali annotazioni.

La pagina di inserimento è accessibile all’ufficio del personale e ai dipendenti, che possono così inserire direttamente i propri tempi di lavoro, tramite il Portale Dipendenti.

Una funzione di chiusura periodo permette di segnalare fino a quale data i tempi inseriti da un dipendente sono completi e definitivi. Una volta impostata la data di chiusura i dati non saranno più modificabili  fino a quella data. Naturalmente l’ufficio del personale può modificare liberamente la data di chiusura e i dati dei tempi.

Dalla pagina “Totali tempi su progetti” è infine possibile consultare e analizzare i dati raggruppati e filtrati per periodo, progetto, dipendenti, reparti e clienti. I dati ottenuti possono essere esportati o stampati.

Note Spesa

Causali di spesa

Sono causali con cui contrassegnare le spese inserite. Se si vogliono includere le spese inserite nella gestione del cartellino, bisogna collegare la causale di spesa a una corrispondente causale di presenza di tipo “numerico, non orario”.

Note spesa

Permette di inserire le registrazioni di spesa. Ogni inserimento può essere collegato a un cliente, deve riportare una delle causali di spesa e può essere accompagnato da una descrizione.
I dati possono essere inseriti dall’ufficio del personale o direttamente dal dipendente che accede al Portale Dipendenti.

Ogni registrazione di spesa ha uno stato: Nuova, Approvata, Rifiutata. Solo l’ufficio del personale può gestire lo stato delle registrazioni.

È possibile impostare una data di chiusura per i dati considerati definitivi, in modo che il dipendente non possa più modificare i dati fino a quella data.

Totali note spesa

Come per i tempi su progetti, anche in questo caso è possibile analizzare, raggruppare, filtrare i dati inseriti per poi esportarli o stamparli.

La richiesta libera e la richiesta di annullamento sono due tipi particolari di richiesta dipendente.

Vediamone l’utilizzo.

Richiesta libera

Permette al dipendente di inviare comunicazioni o richieste che non rientrano tra gli altri tipi di richieste (timbratura, permesso o straordinario).

È composta da una semplice nota scritta accompagnata eventualmente da informazioni di data e ora o di intervallo di tempo in giorni e ore.

Richiesta di annullamento

Permette al dipendente di richiedere l’annullamento di una precedente richiesta inviata e già approvata.

Per creare questo tipo di richiesta il dipendente deve prima selezionare la richiesta di cui vuole richiedere l’annullamento. Poi deve selezionare la funzione di richiesta annullamento dal menu di creazione nuove richieste:

L’utente di Tempora o il responsabile che gestirà la richiesta di annullamento vedrà la nota scritta inserita dal dipendente e potrà aprire per consultazione la richiesta originaria, quella che verrebbe annullata approvando la nuova richiesta del dipendente.

La causale di timbratura “Prenotazione mensa” permette di gestire una semplice prenotazione mensa anche ai clienti che non vogliono configurare un sistema dettagliato di prenotazione dei singoli piatti. Per il suo utilizzo è necessario disporre del modulo Mensa.
Configurando una causale di questo tipo è possibile registrare prenotazioni mensa usando il meccanismo comune delle causali di timbratura.

Esempio di utilizzo

Creare nel modulo Mensa le voci che si vuole vengano registrate quando verrà selezionata la causale.
Anche se è possibile gestire una selezione più dettagliata di diverse combinazioni di Categoria e Voce Mensa, è meglio limitare l’utilizzo di questo meccanismo alla generica prenotazione mensa, con cui il dipendente comunica che nella giornata utilizzerà il servizio mensa. A questo scopo basta creare due voci generiche.

Creare perciò una nuova Categoria Mensa denominata “PRENOTAZIONE” con codice timbratura “P”.

Creare anche una Voce Mensa con nome “MENSA” e con codice timbratura “M”, assegnandola alla categoria “PRENOTAZIONE”

Creare infine una nuova causale con codice descrittivo “MENSA”, descrizione “PRENOTA MENSA” e tipo “Prenotazione mensa”, inserendo nel campo Parametri i codici della Categoria e della Voce Mensa precedentemente creati.

In questo modo, dalla pagina delle Prenotazioni del modulo Mensa sarà possibile consultare l’elenco dei dipendenti che hanno timbrato con questa causale, in corrispondenza dei quali compariranno Categoria e Voce Mensa indicate nella configurazione della causale di timbratura.

Nella pagina dei risultati dei totalizzatori, come già in quella dei totali causali, è disponibile la visualizzazione dei valori in formato centesimale e la funzione di raggruppamento per colonna.

Formato centesimale

Per cambiare il formato di visualizzazione dei valori, centesimale o sessagesimale, si deve selezionare l’impostazione corrispondente dalla casella a discesa:

Raggruppamento

Per passare alla vista raggruppata bisogna usare il menu contestuale che si apre con il clic destro su un’intestazione di colonna:

Selezionando la voce “Raggruppa per questa Colonna” i valori vengono raggruppati per la colonna su cui si è cliccato. Ad es., si può così raggruppare per dipendente o per tipo di totalizzatore.

Selezionando invece “Mostra Pannello di Raggruppamento” si apre un pannello da cui è possibile configurare in modo più dettagliato il raggruppamento. Dal pannello è possibile aggiungere o rimuovere colonne, trascinando l’intestazione di colonna nel pannello o fuori dal pannello, e modificarne l’ordinamento, cliccando sulle intestazioni di colonna già trascinate nel pannello.

È possibile configurare Tempora per l’invio di notifiche e-mail ai dipendenti, per informarli dell’esito delle richieste inoltrate tramite il portale dipendenti.

Per abilitare la notifica bisogna aprire il centro notifiche nel menu dell’Azienda e porre la spunta sull’opzione “Abilita notifiche dipendenti”.

Perché la notifica venga inviata è necessario che nell’anagrafica del dipendente sia stata indicato un indirizzo e-mail valido.

L’invio della notifica al dipendente avviene dopo la definitiva approvazione (o rifiuto) della richiesta.

Nel caso in cui la notifica non risultasse ricevuta anche dopo un tempo prolungato, bisogna prima di tutto verificare la correttezza dell’indirizzo e-mail indicato nell’anagrafica del dipendente e poi controllare l’archivio spam del programma di posta di chi non ha ricevuto la notifica. Anche se l’invio avviene rispettando i criteri più aggiornati per l’affidabilità dei messaggi e-mail, può accadere che in alcuni casi le mail vengano considerate non sicure e inserite nell’archivio dello spam. In tal caso bisogna istruire il programma di posta perché consideri sicuro il mittente. La cosa più semplice è aggiungere il mittente delle notifiche di Tempora all’elenco dei contatti noti.

L’applicazione web per smartphone di Tempora permette di registrare timbrature geolocalizzate.

Per maggiori informazioni o per l’attivazione del servizio contattaci direttamente.

Geolocalizzazione delle timbrature di presenza dei dipendenti

Geolocalizzare una timbratura significa rilevare e inviare insieme alla timbratura anche la posizione geografica in cui questa è stata registrata.

La configurazione predefinita della funzione di geolocalizzazione è stata impostata in modo da rispettare le garanzie di privacy previste dalle più rigorose normative vigenti. In tal caso l’utente deve richiedere la geolocalizzazione della timbratura usando l’apposito pulsante presente nella pagina di timbratura. Inoltre deve confermare la correttezza della posizione rilevata dal suo dispositivo mobile.

Se si preferisce si può configurare Tempora in modo che la geolocalizzazione avvenga in modo automatico, quando il dipendente esegue la timbratura. In tal modo non è necessario attivare manualmente la funzione e il tutto avviene automaticamente.

La prima volta che l’applicazione viene usata per rilevare la posizione del dispositivo, nel rispetto delle norme sulla privacy, è il dispositivo stesso (qualunque dispositivo) a chiedere all’utente se vuole autorizzare l’applicazione ad accedere alle informazioni sulla posizione. È una funzione incorporata in tutti i browser dai produttori dei sistemi per smartphone.

La posizione restituita dallo smartphone può essere più o meno precisa secondo le condizioni. In uno spazio aperto l’utilizzo del GPS restituirà una posizione precisa. In spazi chiusi o se lo smartphone non dispone di GPS, la posizione potrebbe essere meno precisa. Il dipendente deve perciò accettare come corretta la posizione con il pulsante “conferma posizione” visibile nell’immagine.

Le timbrature geolocalizzate vengono contrassegnate nell’elenco timbrature recenti con l’icona del globo terrestre:

Da Tempora sarà infine possibile controllare la posizione delle timbrature geolocalizzate, sia all’interno dell’applicazione, sia consultando la posizione sulle mappe di Google o Bing.

Dal menu contestuale sulla timbratura è disponibile la funzione “Mostra posizione”. La funzione sarà disponibile solo se la timbratura è di tipo geolocalizzato:

Nella gestione delle giornate lavorate sul cartellino del dipendente, capita a volte che sia utile conservare memoria di particolari informazioni che spiegano il perché di una situazione insolita o delle ragioni per cui hai deciso, ad esempio, di gestire manualmente i risultati della giornata.

La cosa più comoda è poter memorizzare queste informazioni direttamente sulla giornata lavorata. In Tempora si possono inserire queste annotazioni dalla scheda dello stato della giornata.

Dalla finestra del cartellino, clicca con il pulsante destro del mouse sulla data di una giornata. Nel menu che viene visualizzato clicca sulla voce “Informazioni e gestione giornata…”:

Nella finestra delle informazioni è presente una casella per l’inserimento delle tue note. Cliccando su Ok le note vengono memorizzate sulla giornata. Così potrai tornare a consultarle quando vuoi, senza bisogno di tenere altri appunti.

Grazie a PortalMobile è possibile accedere al portale per dipendenti e responsabili di Tempora anche dai dispositivi mobili: smartphone e tablet Apple, Android e non solo!

Per maggiori informazioni o per l’attivazione del servizio contattateci direttamente.

Tecnologia web per il massimo dell’accessibilità

La versione mobile del portale dipendenti di Tempora è un’applicazione web pensata per funzionare sul numero più ampio possibile di dispositivi mobili, che si tratti di smartphone o tablet, di dispositivi Apple o Android e altri ancora, recenti e meno recenti.

Non sempre è possibile o opportuno dotare ogni lavoratore di uno smartphone aziendale. E infatti la cosiddetta tendenza BYOD (Bring your own device) è in forte crescita. Sempre più spesso i lavoratori utilizzano in azienda i propri dispositivi mobili e così non è possibile chiedere che abbiano tutti dispositivi dello stesso tipo o aggiornati agli ultimi modelli.

Tempora PortalMobile rende così possibile l’accesso alle funzioni del portale dipendenti e responsabili a una pluralità di dispositivi, superando i problemi di compatibilità.

Panoramica delle principali funzionalità

In questo post illustriamo il funzionamento di base di Tempora PortalMobile. Torneremo invece in un post successivo sulle altre funzioni: inserimento delle richieste di timbratura, straordinari e permessi e, ai responsabili, la consultazione e autorizzazione delle richieste dei dipendenti, la timbratura e la timbratura geolocalizzata.

Accedere a Tempora PortalMobile

Per utilizzare Tempora PortalMobile è sufficiente indirizzare il browser del proprio dispositivo mobile all’indirizzo web dell’applicazione.

Il dipendente deve anzitutto autenticarsi. Per prima cosa deve indicare il dominio a cui vuole accedere: quello della propria azienda o gruppo o dello studio del personale di riferimento.

Dopo avere così selezionato il dominio, il dipendente inserisce numero di badge e password. La password è obbligatoria, perciò andrà impostata nel profilo del dipendente.

Una volta eseguita l’autenticazione verrà presentata la pagina iniziale del portale. Alla base della pagina ci sono i pulsanti per accedere alle funzioni disponibili.

Non sarà necessario ripetere le operazioni di autenticazione ad ogni accesso. L’applicazione manterrà in memoria l’identità del dipendente, a meno che questi esca esplicitamente dall’applicazione, come mostrato più avanti.

Timbratura

La prima pagina presentata, una volta effettuato l’accesso all’applicazione, è quella della funzione di timbratura.

Dalla pagina di timbratura si può registrare immediatamente la semplice timbratura di entrata o uscita, oppure si può selezionare prima una causale da registrare insieme alla timbratura.

Selezionando la funzione per la scelta della causale viene presentato l’elenco delle causali.

Registrando a questo punto l’entrata o l’uscita, la timbratura verrà registrata con la causale selezionata.

A registrazione della timbratura completata verrà mostrata la pagina informativa del dipendente aggiornata con la nuova timbratura.

Pagina informativa del dipendente

Viene mostrata dopo avere timbrato oppure selezionando il pulsante “Info”. Questa pagina fornisce alcune informazioni di base: l’identità del dipendente autenticato e le ultime timbrature registrate da Tempora per il dipendente stesso.

E’ possibile tornare in qualunque momento a questa pagina usando il pulsante evidenziato.

Uscita dall’applicazione

Se il dispositivo mobile è utilizzato sempre dallo stesso dipendente, può non essere necessario uscire dall’applicazione. In questo modo l’applicazione sarà sempre pronta per l’utilizzo e i l’inserimento dei dati di autenticazione sarà necessario solo occasionalmente, quando viene chiesto nuovamente di effettuare l’accesso, per ragioni di sicurezza.

Se invece il dispositivo è condiviso da più dipendenti, si consiglia a ogni dipendente di uscire dall’applicazione usando il pulsante apposito.

Salvo situazioni particolari, non dovrebbe invece essere mai necessario uscire dal dominio aziendale. È in ogni caso possibile usando il pulsante di uscita presente sulla pagina di autenticazione del dipendente.